GDPR pro pronajímatele: co smíš o nájemníkovi vědět a jak dlouho
8 min čtení
Jakmile si zapíšeš jméno, rodné číslo a telefon nájemníka, zpracováváš osobní údaje a jsi jejich správcem. Neznamená to papírování na týden — u jednoho bytu jde o pár rozhodnutí, která uděláš jednou a pak se jimi držíš.
- Pronájem je ekonomická činnost, takže výjimka pro osobní použití neplatí.
- Na údaje do smlouvy souhlas nepotřebuješ — stačí plnění smlouvy a právní povinnost.
- Kopie občanského průkazu bez souhlasu ne, a většinou ji ani nepotřebuješ.
- Údaje neúspěšných zájemců smaž, jakmile je byt pronajatý.
Ano, i ty jsi správce osobních údajů
GDPR nedopadá na činnost čistě osobní povahy — ale pronájem bytu je ekonomická činnost, takže se té výjimky nedovoláš. Správcem je ten, kdo určuje účel a prostředky zpracování. U nájmu to jsi ty: rozhoduješ, co o nájemníkovi víš a proč.
Rozsah povinností je ale úměrný tomu, co zpracováváš. Pronajímatel jednoho bytu nepotřebuje pověřence ani záznamy o činnostech zpracování v podobě, jakou vede banka. Potřebuje vědět, co má, proč to má a jak dlouho to bude mít.
Na jakém základě údaje zpracováváš
| Co | Právní základ | Souhlas potřeba? |
|---|---|---|
| Jméno, datum narození, adresa ve smlouvě | plnění smlouvy | ne |
| Číslo účtu a historie plateb | plnění smlouvy | ne |
| Daňové doklady a potvrzení o platbě | právní povinnost | ne |
| Doložení příjmu před podpisem | opatření před uzavřením smlouvy | ne |
| Kopie občanského průkazu | souhlas (zákon ji jinak zakazuje) | ano |
| Zasílání nabídek a novinek | souhlas | ano |
Protože většinu údajů zpracováváš na základě smlouvy a zákona, souhlas po nájemníkovi vůbec nechtěj. Vypadalo by to vstřícně, ale ve skutečnosti by sis tím zkomplikoval život — souhlas jde kdykoli odvolat, a ty bys pak nemohl vést ani smlouvu, kterou máš podepsanou.
Co smíš sbírat a co už je moc
Potřebuješ
- Jméno a příjmení, datum narození, adresu trvalého pobytu — do smlouvy.
- Telefon a e-mail — pro komunikaci a doručování.
- Číslo účtu — pro párování plateb a vracení jistoty.
- Počet osob v bytě — kvůli zálohám a rozúčtování.
Nepotřebuješ
- Rodné číslo, pokud ho nevyžaduje konkrétní předpis. Do nájemní smlouvy se nehodí.
- Kopii občanky, zdravotní dokumentace nebo výpis z rejstříku trestů.
- Údaje o zdravotním stavu, náboženství nebo politických názorech — to jsou zvláštní kategorie údajů s přísnějším režimem.
- Fotky z bytu s osobními věcmi nájemníka.
Kamera mířící do společných prostor nebo ke dveřím bytu je samostatná kapitola. Pokud snímá prostor, kde se pohybují lidé, jde o zpracování osobních údajů se vším všudy — včetně informační cedule a posouzení, jestli je to vůbec přiměřené.
Jak dlouho co uchovávat
| Dokument | Jak dlouho | Proč |
|---|---|---|
| Nájemní smlouva a dodatky | po dobu nájmu a pak po dobu promlčecích lhůt | možné nároky z nájmu |
| Vyúčtování a doklady k němu | několik let po vypořádání | reklamace a spory |
| Daňové doklady | podle daňových předpisů, u DPH 10 let | právní povinnost |
| Předávací protokol a fotky | do vypořádání jistoty, raději déle | dokazování škody |
| Podklady neúspěšných zájemců | smazat po pronajmutí bytu | žádný další důvod je držet |
Poslední řádek je ten, na který se nejčastěji zapomíná. Složka s deseti životopisy a potvrzeními o příjmu z loňského inzerátu je zbytečné riziko.
Práva nájemníka a co s nimi
- Přístup k údajům — na žádost mu řekneš, co o něm vedeš a proč.
- Oprava nesprávného údaje.
- Výmaz — ale jen tam, kde pro uchování nemáš jiný důvod. Dokud trvá smlouva nebo běží lhůty pro daňové doklady, mazat nemusíš.
- Námitka proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.
Na žádost je potřeba odpovědět, a to bez zbytečného odkladu, nejpozději do měsíce. Odpovědí může být i vysvětlení, proč výmaz teď nejde — mlčení ale ne.
Co udělat prakticky
- Napiš si jednostránkové poučení a dej ho jako přílohu smlouvy: kdo je správce, jaké údaje, proč, jak dlouho, komu je předáváš a jaká má nájemník práva.
- Projdi, co vlastně máš. E-mail, telefon, šuplík, cloud. Co nemá důvod, smaž.
- Zjisti, komu údaje předáváš. Správce domu, účetní, software — s každým, kdo pro tebe údaje zpracovává, bys měl mít zpracovatelskou smlouvu.
- Nepoužívej na smlouvy veřejné úložiště bez hesla a neposílej skeny dokladů přes neověřené kanály.
Housio má zpracovatelskou smlouvu ke stažení a na stránce o bezpečnosti vyjmenované všechny zpracovatele i to, co kde běží. Když nájemník požádá o přehled svých údajů, vytáhneš ho exportem nemovitosti; když má být účet smazán, jde to i bez přihlášení přes veřejnou žádost.
Časté dotazy
Platí GDPR i pro pronajímatele s jedním bytem?
Ano. Výjimka pro čistě osobní činnost na pronájem nedopadá — je to ekonomická činnost. Rozsah povinností je ale úměrný tomu, kolik údajů zpracováváš; u jednoho bytu jde o pár stránek, ne o systém řízení.
Potřebuju od nájemníka souhlas se zpracováním údajů?
Zpravidla ne. Údaje potřebné ke smlouvě zpracováváš na základě plnění smlouvy, daňové doklady kvůli právní povinnosti. Souhlas potřebuješ jen na to, co nad rámec toho — typicky na kopii občanského průkazu nebo marketing.
Musím mít zpracovatelskou smlouvu se softwarem, ve kterém vedu nájemníky?
Pokud pro tebe poskytovatel zpracovává osobní údaje, ano. Seriózní poskytovatel ti ji poskytne na vyžádání — u Housia je ke stažení na webu.
Co když nájemník požádá o výmaz svých údajů?
Právo na výmaz není absolutní. Dokud trvá smlouva nebo běží lhůty pro daňové doklady a případné nároky, údaje smazat nemusíš — musíš ale odpovědět a vysvětlit proč.
Můžu fotit byt s věcmi nájemníka a dát to do inzerátu?
Fotky bytu s osobními věcmi, fotografiemi nebo dokumenty nájemníka do inzerátu nepatří. Domluv se na focení dopředu a foť prázdný nebo uklizený byt bez osobních věcí.
Opřeno o: nařízení (EU) 2016/679 (GDPR) · zákon č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů
Stav k 5. 10. 2026. Text je praktický průvodce, ne právní ani daňové poradenství — u konkrétní smlouvy nebo u sporu se poraď s advokátem či daňovým poradcem.